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Einrichtungswechsel / Gruppenwechsel


Gruppenwechsel

Essenteilnehmer / Kinder wechseln innerhalb ihrer Einrichtung die Gruppe oder Klasse.

Wie Sie den Gruppen- bzw. Klassenwechsel vermerken:

Wählen Sie den Essenteilnehmer / Kinder aus (Kundenverwaltung --> Essenteilnehmer)
--> Name des Essenteilnehmers suchen
--> klicken Sie auf den Namen
--> scrollen Sie in dem Datenblatt des Essenteilnehmers nach unten zum Punkt "Einrichtungen Essenteilnehmer".

Gruppenwechsel

Vermerken Sie in der Zeile der aktuellen Gruppe das Enddatum, z.B. 28.08.2023.
In der leeren Zeile darunter fügen Sie das daran anschließende Startdatum der neuen Gruppe ein.
Das Enddatum belassen Sie auf dem voreingestellten Datum 31.12.2099.
Wählen Sie die Einrichtung und dann die neue Gruppe aus.

Wichtig:
ist das Startdatum der neuen Gruppe / Einrichtung!
Sollten Sie kein Enddatum bei der "alten" Gruppe setzen, setzt das System automatisch den Tag vor dem Startdatum der neuen Gruppe als Enddatum der alten Gruppe.

Bei Gruppenwechsel bleiben die eventuell bereits für den Zeitraum in der neuen Gruppe hinterlegten Be- und Abbestellungen bestehen.
Dauerbestellungen werden für die neue Gruppe dupliziert und bleiben ebenfalls bestehen.
Dies gilt jedoch nur, wenn der zugeordnete Speiseplan der Start- und Zielgruppe derselbe ist!

Aber:
Hat die neue Gruppe einen anderen Speiseplan mit anderen Essenangeboten als die alte Gruppe, kann die Dauerbestellung nicht neu angelegt werden.
Außerdem müssen Sie hier, bevor Sie den Gruppenwechsel eintragen, eventuell bestehende Bestellungen für die neue Gruppe händisch abbestellen.

Achtung:
Bitte nutzen Sie bei Gruppenwechsel nicht das Drop-Down-Menü, um einfach bei der bestehenden Gruppenzuordnung eine andere Gruppe einzustellen.


Einrichtungswechsel

(Sie verfahren hier ähnlich wie beim Gruppenwechsel.)

Wählen Sie das Kind aus (Kundenverwaltung --> Essenteilnehmer --> Name des Essenteilnehmers suchen)
--> klicken Sie auf den Namen des Essenteilnehmers
--> scrollen Sie in dem Datenblatt des Essenteilnehmers nach unten zum Punkt "Einrichtungen Essenteilnehmer".

Vermerken Sie in der Zeile der aktuellen Einrichtung das Enddatum, z.B. 28.08.2023.
In der leeren Zeile darunter fügen Sie das daran anschließende Startdatum der neuen Einrichtung ein.
Das Enddatum belassen Sie auf dem voreingestellten Datum 31.12.2099.
Wählen Sie die neue Einrichtung und dann die Gruppe aus.

Wichtig:
ist das Startdatum der neuen Gruppe / Einrichtung!
Sollten Sie kein Enddatum bei der "alten" Einrichtung setzen, setzt das System automatisch den Tag vor dem Startdatum der neuen Einrichtung als Enddatum der alten Einrichtung.

Achtung:
Bei Einrichtungswechsel werden alle bereits vorliegenden Bestellungen für den Zeitraum in der neuen Einrichtung abbestellt.
Auch die Dauerbestellung gilt nur einrichtungsweise.
D.h., hatten Sie bei der alten Einrichtung eine Dauerbestellung hinterlegt, gilt diese nur bis zum Wechsel.
Für die neue Einrichtung können Sie eine eigene Dauerbestellung hinterlegen.

Achtung: Bitte nutzen Sie bei Einrichtungswechsel nicht das Drop-Down-Menü, um einfach bei der bestehenden Einrichtungszuordnung eine andere Gruppe einzustellen.


Sie können das Drop-Down-Menü nutzen, wenn das Kind neu angelegt wurde, und es aus Versehen einer falschen Gruppe zugeordnet wurde und wenn noch keine Bestellungen eingetragen sind.

Einrichtungs- und Gruppenwechsel für mehrere Kinder / Essenteilnehmer gleichzeitig

Sie haben die Möglichkeit, für mehrere Kinder gleichzeitig die Gruppe bzw. Klasse zu einem auswählbaren Datum (in der Zukunft) zu wechseln.

Wählen Sie unter --> Essenteilnehmer diese aus, die Sie gleichzeitig in eine andere Gruppe / Klasse verschieben wollen.
Nutzen Sie für eine Vorsortierung der Essenteilnehmer die Filter "Nach Einrichtung" und "Nach Klasse / Gruppe".

Einrichtungswechsel-alle1

Markieren Sie die Essenteilnehmer, wählen unter Aktion "Einrichtungswechsel" und dann "Ausführen".

Einrichtungswechsel_alle2

Nun wählen Sie die Einrichtung und die neue Gruppe / Klasse aus und geben an, ab wann der Wechsel gilt (frühestmögliches Datum ist hier der aktuelle Tag).
Bestätigen Sie dies mit "Ändern".

Sie erhalten eine Meldung, für wie viele Essenteilnehmer der Einrichtungs- oder Gruppenwechsel erfolgreich war, und eine namentliche Nennung, für wen nicht.

Einrichtungswechsel_alle_Meldung

Achtung:
Über dieses Menü können Sie keinen Wechsel, der in der Vergangenheit liegt, vornehmen.
Wenn bei einem der Essenteilnehmer bereits ein Wechsel für heute oder in der Zukunft eingetragen ist, können Sie über dieses Menü keine weiteren Wechsel eintragen.
Dafür nutzen Sie bitte den individuellen Einrichtungswechsel beim Essenteilnehmer.


Essenteilnehmer einem Archiv zuordnen

Dies funktioniert wie bei einem Einrichtungswechsel.
(--> Kundenverwaltung --> Essenteilnehmer --> auf den Namen des Essenteilnehmers klicken)

Sie sind in der Datenkarte des Essenteilnehmers, in "Essenteilnehmer ändern":

Wenn Sie ein Kündigungsdatum bei "Gekündigt zum:" eingetragen haben, können Sie gleich nach unten scrollen.

Ganz unten auf der Seite sind die Einrichtungszuordnungen.
Tragen Sie auf der freien Zeile den Beginn der Zuordnung zum Archiv ein.

Beginn sollte frühestens der Tag nach dem Gekündigt-zum-Datum sein, wählen Sie bei Einrichtung Ihre Archiveinrichtung aus und dann eine entsprechende Gruppe.

Sichern Sie diese Eintragungen.

Ab dem hinterlegten Datum ist der Essenteilnehmer dann dem Archiv zugeordnet.

Bestellungen, Abbestellungen, Abrechnungen sind davor ganz normal möglich.

Ein Kündigungsdatum und eine Zuordnung zum Archiv müssen nicht zum Monatsende erfolgen, die Daten sind frei wählbar.