Dauerbestellung
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Sie können bei jedem Essenteilnehmer eine Dauerbestellung hinterlegen.
(Achtung: Dies gilt nicht von vornherein im Guthaben- oder Kantinensystem.)
Dauerbestellung bedeutet:
Die ausgewählten Essen werden automatisch bestellt, ohne dass sich der Kunde dafür einloggen muss.
Bei Kunden mit Essenteilnehmern in Kindergärten und Grundschulen ist diese Funktion besonders hilfreich.
Dauerbestellungen einrichten
Diese Funktion können Sie für Ihre Kunden freischalten; die Einstellung dafür ist pro Einrichtung möglich.
Auswählen können Sie diese unter
--> KONFIGURATION
--> Einrichtungen
dann die gewünschte Einrichtung anklicken und
dann in der Einrichtungseinstellungen auswählen, ob Ihre Kunden dort die Dauerbestellung selbst eintragen können sollen.
Um eine Dauerbestellung zu hinterlegen, suchen Sie sich den entsprechenden Essenteilnehmer heraus und klicken Sie auf das "+" für den gewünschten Tag.
Um eine Dauerbestellung zu entfernen, klicken Sie auf das "-".
Eine Dauerbestellung gilt, bis sie abbestellt wird oder bis zum Einrichtungswechsel, längstens aber bis zur Kündigung der Essenteilnehmer.
Bei Einrichtungswechsel der Essenteilnehmer können Sie für die neue Einrichtung eine eigene Dauerbestellung anlegen - diese gilt dann ab Zeitpunkt des Einrichtungswechsels.
Sie können für jedes Essen individuell eine Dauerbestellung hinterlegen:
- z.B. im Kindergarten:
- für das Frühstück am Montag, die Mittagessen Montag bis Freitag, die Vesper Montag bis Donnerstag
- oder Beispiel Schule:
- montags Essen1, dienstags Essen2, mittwochs kein Essen, donnerstags Essen3 und freitags Essen1. Diese Essen sind dann immer bestellt
Bei Essenteilnehmern in Schuleinrichtungen kann bei den Dauerbestellungen noch ausgewählt werden, ob sie nur für die Schulzeit gelten oder auch in den Ferien.
In der Dauerbestellung im Kundenbereich kann nur 1 Portion pro Essen bestellt werden.
Die Essen aus der Dauerbestellungen werden bestellt (gebucht), sobald im Speiseplan für den Tag die Essen (z.B. Montagfrühstück in KW X, Mittagessen am Montag in KW X) freigegeben werden.
Dauerbestellungen ändern
1. Beispiel:
Wenn Sie die vorliegende Dauerbestellung für alle Donnerstag-Essen1 abbestellen, werden auch alle bisher vorliegenden Donnerstag-Essen1 in den Wochen abbestellt, die bereits bestellt waren.
Innerhalb der "normalen" Bestellungen nach Kalenderwochen - im Kundenbereich unter "Essenbestellung", im Verwaltungsbereich unter "Bestellungen" - können Sie auch essenweise die Bestellungen ändern, ohne dass dies Auswirkungen auf die Dauerbestellung hat.
2. Beispiel:
Sie haben eine Dauerbestellung für das Essen1 eingetragen, alle Essen1 in den verfügbaren Kalenderwochen sind bestellt.
In der folgenden Kalenderwoche möchten Sie aber mittwochs kein Essen1, sondern Essen2: bestellen Sie dieses Essen1 an diesem Mittwoch ab und bestellen dann Essen2.
Wichtig:
Wenn Sie eine Dauerbestellung neu eintragen, bestellt diese ab der folgenden KW die Essen. (richtet sich aber auch nach Ihrer Bestellfrist für die Essen.)
3. Beispiel:
Sie tragen am 28. August eine Dauerbestellung ein.
Sie haben aber eine Bestellfrist für Ihre Essen des Folgemonats (in diesem Fall: September) zum 25. des Monats (August) hinterlegt.
Dadurch werden durch Dauerbestellung erst ab 1. Oktober gebucht.
Wichtig:
Haben Ihre Kunden bereits individuelle Bestellungen eingetragen, bevor Sie die Dauerbestellung vermerken, gleicht der Schulmenüplaner vor Buchung der Dauerbestellung dies ab.
4. Beispiel:
Ihr Kunde hat in KW 37 am Montag Essen1, am Dienstag Essen2, am Mittwoch kein Essen und am Donnerstag und Freitag jeweils Essen2 bestellt.
Sie tragen danach für den Kunden eine Dauerbestellung - jeden Tag Essen1 - ein, die ab KW 37 Essen buchen würde.
Die individuellen Bestellungen für Montag, Dienstag, Donnerstag und Freitag bleiben bestehen.
(Ein Mittagessen pro Tag darf bestellt werden, es ist an diesen Tagen schon eins bestellt - das Mittagessen aus der Dauerbestellung wird hier nicht gebucht).
Am Mittwoch in KW37 bucht die Dauerbestellung beim Kunden Essen1.
Achtung:
Wenn der Kunde nun die Dauerbestellung komplett abbestellt, werden alle Essen1 aus diesem Beispiel abbestellt - auch das Essen1, dass der Kunde individuell bestellt hatte.
Übrigens:
Haben Sie für die Einrichtung im Speiseplan konfiguriert, dass verschiedene Essen pro Mahlzeit bestellt werden dürfen, also z.B. Essen1 und Essen2, dann kann dafür (also ein Essen1 und ein Essen2 am ausgewählten Wochentag) auch die Dauerbestellung hinterlegt werden.
Dauerbestellung bei Sperre
Wenn ein Essenteilnehmer gesperrt ist mit einem offenen Enddatum der Sperre, wird (wenn eine Dauerbestellung hinterlegt ist) für diesen Essenteilnehmer aus der Dauerbestellung heraus nicht bestellt.
Beispiel:
Essenteilnehmer wird für ab heute (mit offenem Enddatum) gesperrt.
Eine Dauerbestellung für den Essenteilnehmer liegt vor.
Es werden neue Essen in den nächsten Wochenspeiseplan eingetragen und freigegeben.
Bei diesem gesperrten Essenteilnehmer werden aus der Dauerbestellung heraus keine Essen für diese KW bestellt.
Wenn ein Essenteilnehmer mit einem fixen Enddatum gesperrt ist, werden für den Zeitraum nach der Sperre alle Essen aufgrund der Dauerbestellung bestellt.
Achtung:
Wenn Sie bei einem Essenteilnehmer das bisher offene Ende der Sperre zu einem fixen Datum verändern, werden nicht automatisch Bestellungen aus einer vorliegenden Dauerbestellung nachgebucht für den Zeitraum nach der Sperre.
In so einem Fall können Sie, wenn Sie das Ende der Sperre eintragen, auch die vorliegende Dauerbestellung neu aktivieren (raus- und wieder reinklicken).
Diese neue aktivierte Dauerbestellung bestellt dann ab Montag der folgenden KW und nach dem Sperrende die Essen.
Falls die Sperre schon in der aktuellen Kalenderwoche endet, müssen Sie für diese Woche die Dauerbestellung von Hand in die Bestellungen übertragen.
Dauerbestellung bei Einrichtungswechsel
Wenn Sie für ein Kind die Einrichtung wechseln, gilt die bestehende Dauerbestellung bis zum Wechseldatum.
Sobald Sie den Einrichtungswechsel eintragen, können Sie für die neue Einrichtung eine neue Dauerbestellung hinterlegen.
An der Dauerbestellung ist vermerkt, ab wann und für welche Einrichtung sie gilt.
Dauerbestellung bei Gruppenwechsel
Wenn Sie für ein Kind die Gruppe oder Klasse wechseln (und die Einrichtung bleibt die gleiche), dann wird für die neue Gruppe eine gleichlautende Dauerbestellung wie für die alte Gruppe geschaffen.
Bereits vorliegende Bestellungen und Abbestellungen für die Zeit nach Gruppenwechsel bleiben erhalten.
Ausnahme:
Es wird keine entsprechende Dauerbestellung automatisch für die neue Gruppe angelegt, wenn die zur neuen Gruppe zugewiesene Speiseplankonfiguration eine andere ist, als die für die bisherige Gruppe.
Es wird eine Dauerbestellung angelegt, wenn die zugewiesene Speisplankonfiguration dieselbe ist (nicht inhaltlich gleich, sondern es muss derselbe Speiseplan - gleicher Name - gleiche ID - sein).
Guthabensystem
Da beim Guthabensystem jede Bestellung vom Guthaben des Kunden abgebucht wird, ist die Dauerbestellung dort nicht so einfach möglich.
Bitte informieren Sie uns vorab, wenn Sie im Guthabensystem diese Funktion nutzen möchten.
Zum Ablauf der Dauerbestellung im Guthabensystem:
Es bucht alle Essen nach der hinterlegten Dauerbestellung, solange der Kunde genug Geld auf seinem Kundenkonto hat.
Sobald der Speiseplan (Global) veröffentlicht wird (Freigabe), werden Essen gebucht.
Jede Nacht schaut das System zusätzlich, ob der Kunde neues Geld auf seinem Kundenkonto hat, und bucht dann, soweit das Geld reicht.
Diese nächtliche Nachbuchung setzt nach der letzten Buchung der Dauerbestellung ein und berücksichtigt die Bestellfrist.
Außerdem bucht die Dauerbestellung nicht, wenn die Eltern bereits bestellt haben oder auch wieder abbestellt haben.
Dauerhafte Bestellung mehrerer Portionen, z.B. für komplette Einrichtungen-
Sie - nur im Verwaltungsbereich (!) - können hinterlegen, dass auch mehr als 1 Portion dauerhaft bestellt wird.
Die maximale Bestellmenge im Speiseplan gilt für Bestellungen und Dauerbestellungen.
Empfehlung:
Deaktivieren Sie, dass der Kunde die Dauerbestellung ändern kann.
Beim Kunde wird derzeit nur angezeigt, ob eine Dauerbestellung für ein Essen aktiv ist oder nicht.
Wenn es aktiv ist, bedeutet das, es gilt für eine Portion.
Das Bestellfeld bei den Dauerbestellungen ist auch editierbar.
Hinweis:
Es besteht die Möglichkeit, für alle Kinder einer Einrichtung automatisch eine Dauerbestellung zu hinterlegen.
Anwendungsbeispiel
Wenn Sie z.B. donnerstags im globalen Speiseplan die Essen auf nicht bestellbar setzen und freigeben, wird keine Dauerbestellung gebucht.
Wenn Sie dann einzelne Essen wieder auf bestellbar setzen, wird auch keine Dauerbestellung gebucht. (Das "Auf-Bestellbar-Setzen" ist keine "Freigabe".)
Sie möchten, dass in einer Einrichtung an einem Tag die Dauerbestellung nicht gebucht wird.
Bitte verfahren Sie dann folgendermaßen:
Sie legen die Essen an, geben Sie frei - Dauerbestellungen werden gebucht.
Danach im lokalen Speiseplan der betreffenden Einrichtung das Donnerstagsessen auf nicht bestellbar setzen.
Die entsprechenden Essen werden alle abbestellt.
Danach kann das Essen wieder auf bestellbar gesetzt werden.
Reihenfolge Bestellung eingetragene Dauerbestellung:
Ein neuer Speiseplan wird veröffentlicht und die Dauerbestellungen werden ausgelöst.
In welcher Reihenfolge wird Frühstück, Mittag, Vesper gebucht?
Tageweise F M V?
Oder erst Mo-Fr Frühstück dann Mittag, dann Vesper?
Also in der Reihenfolge
Tag,
innerhalb des Tages sortiert nach:
Mealplan Id (spielt nur eine Rolle, falls es lokale Speisepläne gibt)
Sortierung des Essenangebotes
Id des Essenangebotes
Beispiel:
Montag, Frühstück => Mittag => Vesper (wenn Essenangebote in der Reihenfolge sortiert)
Dienstag, Frühstück => Mittag => Vesper
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