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Häufige Fragen


Wie sehe ich, wer ein Essen abbestellt hat?

Bestellübersicht / Bestellhistorie im Verwaltungsbereich

Gehen Sie im Verwaltungsbereich unter "BESTELLUNGEN / SPEISEPLÄNE" auf "Bestellungen".
Suchen Sie den Namen des Essenteilnehmers und gehen dann auf die entsprechende KW.

Wenn Sie dann an einem Tag (z.B. am 23.9.) bei dem Essenteilnehmer neben das "+" klicken (in den freien Raum),
Bestelluebersicht im Verwaltungsbereich schritt1

erscheint ein kleines Fenster, das für dieses eine Essen die Bestellhistorie anzeigt.
Bestelluebersicht im Verwaltungsbereich Schritt2

In diesem kleinen Fenster klicken Sie dann auf "zur Monatsübersicht".
Es öffnet sich in einem neuen Tab die Monatsübersicht der Bestellungen.
Dort sehen Sie für alle Bestellungen des ausgewählten Monats die Geschichte der Bestellungen.

Wenn etwas als Bestellung vom Schulmenueplaner-Programm markiert ist, dann sind es systeminterne Bestellungen, z.B. Dauerbestellungen oder Bestellungen über das Ausgabeterminal.


Wie wird im Guthabensystem ein Zahlungseingang zugewiesen, wenn zu einer Kundennummer mehrere Essenteilnehmer gehören?

Antwort:
Das Guthaben wird dem Kunden zugewiesen.
Bei der Bestellung der Essen ist das Guthaben auf die Essenteilnehmer aufzuteilen.


Was passiert, wenn ein Essen im Wochenspeiseplan gelöscht wird?

Antwort:
Jedes Essen hat eine ID, Bestellungen gelten für diese ID.
Wird also ein Essen (und damit diese ID) im Wochenspeiseplan gelöscht, werden die damit verbundenen Bestellungen gelöscht.


Der Schulmenueplaner zeigt beim Abspeichern einer Essenteilnehmerin A an, dass die interne ChipID bereits vergeben ist.

Mögliche Lösung:
Suchen Sie (in einem neuen Tab) unter "Essenteilnehmer" nach der ChipID.
Wird die interne ChipID noch bei einer Essenteilnehmerin B verwendet, die z.B. inaktiv ist, ergänzen Sie bei dieser Essenteilnehmerin B in der ChipID den Zusatz "_inaktivDatum" oder löschen Sie dort die interne ChipID.
Dann können Sie Essenteilnehmerin A abspeichern.

Wie vermeiden Sie dieses Problem?
Wenn Sie einen Chip zurückbekommen, deaktivieren/löschen Sie die ChipID am Ausgabeprogramm, solange der Essenteilnehmer noch aktiv ist.


Ich muss mein Speiseplanangebot von 5 auf 4 Tage pro Woche reduzieren - freitags gibt es keine Angebote mehr.

Was passiert mit den bisherigen Bestellungen an Freitagen?

Wenn Sie die Anzeige der bestellbaren Wochentage über die Konfiguration des Speiseplans ändern, bleiben alle bisherigen Bestellungen erhalten.
Noch nicht abgerechnete Bestellungen an Freitagen werden mit der nächsten Rechnungslegung abgerechnet.
Diese Bestellungen (auch Dauerbestellungen) müssen vor der Umstellung manuell entfernt werden.
Nach der Umstellung sind sie nicht mehr sichtbar.

Im Kunden- und Verwaltungsbestellbereich werden die Freitage "ausgeblendet" und sind nicht bestellbar.


Wonach ordnet der Schulmenueplaner Bankkontobuchungen zu?

Antwort:
Überweisungen werden nach Rechnungsnummer und Betrag zugeordnet.
Nur wenn diese beiden Daten übereinstimmen, wird automatisch zugeordnet.

Im Guthabensystem ordnet das Programm nach der Kundennummer zu:
Der Kunde überweist im Verwendungszweck mit einer (meist) 5-stelligen Kundennummer - dieser wird die Buchung zugeordnet.
Diese Nummer steht im Kundenbereich im Reiter "Guthaben" mit dem Hinweis, bitte unbedingt mit dieser Nummer zu überweisen.

Werden die erforderlichen Nummern bei der Überweisung nicht angegeben, wird der Zahlungseingang nicht automatisch dem Kunden zugeordnet.
Die Zuweisung kann manuell im Menüpunkt Buchhaltung --> Bankkonto-Buchungen zugeordnet werden.


In welchem Turnus werden die Daten gesichert?

Antwort:
Die Datensicherung der Bestelldaten erfolgt stündlich.
Zusätzlich wird jede Nacht ein komplettes Backup des Servers erstellt.
Die Sicherungen werden jeweils auf einem physisch anderen Server gespeichert.


Wie kann ich für alle Essenteilnehmer einer Einrichtung einfach Essen bestellen?

Das funktioniert mit dem Gruppenbesteller:

Legen Sie einen Gruppenbesteller an, weisen diesem die passende Einrichtung zu.
Loggen Sie sich als Gruppenbesteller ein.
Über die Gruppenbestellung kann für alle Essenteilnehmer der Einrichtung mit einem Klick bestellt werden.
Wenn Sie bei einer anderen Einrichtung für die dortigen Essenteilnehmer mit einem Klick bestellen möchten, ordnen Sie Ihrem Gruppenbesteller diese andere Einrichtung zu.


Kunden mit gmail-Konten

Bei einigen Kunden mit gmail-Konten sind E-Mails (Passwort zurücksetzen, Rechnungen), die über den schulmenueplaner verschickt werden, nicht im gefilterten Posteingang oder im Spam-Ordner zu finden.
Sie werden nur angezeigt, wenn der Kunde "Alle Posteingänge" auswählt.

gmail Konten Alle Posteingaenge oder Spam Ordner


Bei den hinterlegten Speisen in Essen / Menüimport habe ich aus Versehen ein Merkmal falsch markiert.

Wie entferne ich dort (und damit für alle zukünftigen Importe) dieses Merkmal?

Merkmal bei Essen entfernen

Halten Sie die STRG- (CTRL-)Taste an der Tastatur gedrückt und klicken Sie per Maus auf den Eintrag, den Sie entfernen/unmarkieren möchten.
(Die grüne Unterlegung des Merkmals verschwindet.)

Sichern Sie die Änderung.


Preisanzeige bei Kunden mit Ermäßigungen

Warum wird bei manchen Essenteilnehmern in der Bestellübersicht der volle Preis angezeigt, obwohl eine Ermäßigung vorliegt?

Es werden die Preise so angezeigt, wie sie zum Zeitpunkt der Bestellung waren.

Beispiel:
Die Essen für den 1.7. - 12.7.19 wurden am 8.2.19 bestellt, zu diesem Zeitpunkt lag noch keine Ermäßigung für den Juli vor - die Bestellungen wurden mit dem Normalpreis abgespeichert.
Die Essen ab dem 15.7.19 wurden am 21.3.19 bestellt, zu diesem Zeitpunkt lag dann die Ermäßigung für den Juli vor - die Bestellungen sind mit 1 Euro abgespeichert.

Mit der Abrechnung für den jeweiligen Monat "schaut" das Programm, ob zum Zeitpunkt der Abrechnung eine Ermäßigung für die abzurechnenden Essen vorliegt, die Preise werden daraufhin neu berechnet.

Wenn Sie ein Angebot in der Speiseplankonfiguration beenden, werden damit nicht automatisch die bereits vorliegenden Bestellungen dieses Angebotes nach dem Beendigungsdatum abbestellt.
Die bestellten Essen werden dem Kunden berechnet.

Was ist zu tun?
Wenn Sie Speisenangebote beenden, prüfen Sie, ob für den Zeitraum nach der Beendigung der Speiseplan mit diesen Angeboten schon veröffentlicht war.
Sie können eventuell vorhandene Bestellungen von Hand abbestellen oder diese Essen für die spezielle Einrichtung im Speiseplan auf nicht bestellbar setzen, dann werden die Bestellungen entsprechend abbestellt.


Rückwirkende Eintragung von Schliesstagen / Aktivierung von Kalendern

Wenn Sie für einen oder mehrere Tage, für den bereits Bestellungen vorliegen, das Merkmal "Schließtag" aktivieren, hat dies Auswirkungen auf diese bereits vorliegenden Bestellungen.

Das Merkmal "Schließtag" weisen Sie hinzu, indem Sie in der Einrichtung unter "Ereignisse" einen Schließtag für dieses Datum eintragen oder indem Sie einen Kalender mit Schließtagen dieser Einrichtung hinzuweisen.

Auswirkung:
Bestellungen an Schließtagen werden bei der Abrechnung abbestellt und nicht berechnet.
Auf bereits abgerechnete Zeiträume hat dies keine Auswirkung; hier muss, um einen Schließtag rückwirkend rechnungswirksam zu machen, die bestehende Rechnung storniert und eine neue erstellt werden.


Was geschieht bei Wegfall eines Angebotes in der Speiseplankonfiguration mit bereits vorliegenden Bestellungen?

Wenn Sie ein Angebot in der Speiseplankonfiguration beenden, werden damit nicht automatisch die bereits vorliegenden Bestellungen dieses Angebotes nach dem Beendigungsdatum abbestellt.
Die bestellten Essen werden dem Kunden berechnet.

Was ist zu tun?
Wenn Sie Speisenangebote beenden, prüfen Sie, ob für den Zeitraum nach der Beendigung der Speiseplan mit diesen Angeboten schon veröffentlicht war.
Sie können eventuell vorhandene Bestellungen von Hand abbestellen oder diese Essen für die spezielle Einrichtung im Speiseplan auf nicht bestellbar setzen, dann werden die Bestellungen entsprechend abbestellt.


Guthabenkonten und BuT

Wenn ein Kunde (im Guthabensystem) Bestellungen für den aktuellen Monat getätigt hat (zum Normalpreis, nicht ermäßigt) und danach einen Bescheid für eine Ermäßigung einreicht, korrigiert das Schulmenueplaner-Programm die Kundenkontobuchungen anschließend automatisch.

Dieses Script zur Kontrolle und Anpassung der Kundenkontobuchungen läuft jede Nacht.
Es werden Kundenkontobuchungen für den aktuellen Monat korrigiert.

Die Änderung der Kundenkontobuchungen und damit auch des Saldos sind also nicht sofort nach Eintragen der Ermäßigung ersichtlich, sondern erst am Folgetag.

Alle Bestellungen, die ein Kunde auslöst, nachdem die Ermäßigung hinterlegt wurde, haben von vornherein den ermäßigten Preis (aktuell bei BuT 0 Euro).


Mailadresse und kein Login

Kunden, die eine E-Mail-Adresse aber KEIN Login haben, bekommen die Rechnungsmail mit PDF nicht.
Die Rechnungsmails werden nur an Kunden MIT Login verschickt.

Wie Sie einen Login für einen Kunden erstellen/bearbeiten, erfahren Sie hier.


Wie trage ich Preisänderungen ein?

Gehen Sie im Verwaltungsbereich in "KONFIGURATIONEN" auf Speisepläne.

Wählen Sie den Speiseplan aus, in dem Sie Preise ändern möchten.
Klicken Sie auf "Preis ändern".
Es öffnet sich eine Eingabemaske.
Füllen Sie die Felder aus.
Ein Speiseplan kann mehrere Preisgruppen haben.

Führen Sie dies in jeder Preisgruppe durch, die das Angebot enthält, welches Sie ändern möchten.

Preisänderungen sind nur ab Eintragungsdatum (nicht rückwirkend) möglich.
Die bisherigen Preise bleiben für die Abrechnung stehen, es muss der neue Preis immer hinzugefügt werden.


Passwort vergessen?

Klicken Sie auf der Startseite unterhalb der Anmeldefelder auf "Passwort vergessen?".
Sie erhalten per E-Mail ein neues Passwort.


Neues Schuljahr, Klassenwechsel

Gehen Sie im Verwaltungsbereich in KONFIGURATIONEN auf Einrichtungen:
1. Legen Sie in Gruppen / Klassen mit +Hinzufügen Gruppe / Klasse die neu aufgenommenen Klassen an.
2. Verschieben Sie die ausgeschiedenen Klassen ins Archiv.
Die Essenteilnehmer sollten vorher gekündigt sein oder einer anderen Einrichtung bzw. Gruppe / Klasse zugeordnet werden.
3. Benennen Sie die Klassen um (eine Klassenstufe höher).
Die Essenteilnehmer sind in der richtigen Klasse und müssen nichts unternehmen.


ausländische Bankverbindung hinterlegen

Kunden können auch eine ausländische Bankverbindung hinterlegen (z.B. IBAN aus Polen)