Kalender und Ereignisse - Ferientage und Schließtage
--> Verwaltungsbereich --> KONFIGURATION --> Kalender
Allgemein
Unter --> KONFIGURATION haben Sie die Möglichkeit, Kalender für Ihre Einrichtungen zu konfigurieren:
Wofür brauchen Sie die Kalender:
- Wenn Sie z.B. an Feiertagen eine Einrichtung nicht beliefern, können Sie einen Kalender "Feiertage" anlegen und diesen Kalender dieser Einrichtung zuweisen.
- Die Feiertage werden als "Schließtag" definiert.
- Dann können Kunden dieser Einrichtung an Feiertagen nicht bestellen - ihnen wird der Feiertag im Speiseplan angezeigt.
- Wenn z.B. das Bildung- und Teilhabepaket in manchen Bundesländern nicht in den Ferien gilt, benötigen Sie einen Ferien / BuT-Kalender, den Sie der entsprechenden Einrichtung zuweisen, damit Ihr Schulmenüplaner-Programm "weiß", an welchen Tagen er eine Ermäßigung berechnen muss und wann nicht.
- Ferienzeiten sind außerdem relevant für die Dauerbestellungs- / Abo-Funktion:
- Kunden mit Kindern in Schulen können hinterlegen, ob das Abo der Schulkinder nur in der Schulzeit gilt oder auch in den Ferien.
- Wenn keine Ferienzeiten hinterlegt sind, gilt die Dauerbestellung immer, obwohl Ihre Kunden eventuell nur von der Schulzeit ausgehen.
Sie können einen (oder auch mehrere) Kalender mit Schließ- und Ferientagen anlegen:
Schließtage
werden im Kundenbereich gelb hinterlegt angezeigt; der Kunde kann an diesen Tagen nicht bestellen.
Im Verwaltungsbereich wird bei "Bestellung" in dieser Einrichtung angezeigt, dass die Einrichtung geschlossen ist.
Achtung:
Hatten Ihre Kunden schon bestellt, und danach wird ein Tag zum Schließtag, sind die Bestellungen zwar weiterhin im Verwaltungsbereich ersichtlich, werden aber nicht bei der Rechnungserstellung berücksichtigt und beim Prozess der Abrechnung abbestellt.
Bis dahin werden diese Bestellungen noch in der Bestellübersicht beim Kunden und auf den Listen angezeigt.
Ferientage
werden im Kundenbereich blau hinterlegt angezeigt; an Ferientagen kann ganz normal Essen bestellt werden.
Wenn die Ermäßigung durch das Bildung- und Teilhabepaket aber nicht in den Ferien gilt, werden die hinterlegten Ferientage für die Berechnung herangezogen.
Beispiel:
So legen Sie Ihre Kalender an
Unter --> KONFIGURATION gehen Sie auf Kalender und dann dort auf --> Hinzufügen Kalender
Liefern Sie Essen in Bundesländer mit verschiedenen Feiertagen, legen Sie sich für jedes Bundesland einen Feiertagskalender, z.B. "Feiertage Sachsen" und "Feiertage Brandenburg" an.
Hat Ihre Firma Betriebsferien und Ihre Kantine ist geschlossen, legen Sie z.B. einen Kalender "Betriebsruhe" an und vermerken Sie die Tage als Schließtage.
Beliefern Sie verschiedene Schulen – davon haben einige in den Ferien geöffnet und bieten Betreuung an, andere wiederum haben in den Ferien komplett geschlossen:
Legen Sie sich einen Kalender "Ferien Grundschule" mit den Tagen als Ferientagen an und einen Kalender "Ferien Oberschule" mit den entsprechenden Tagen als Schließtagen.
Diese Kalenderarten legen Sie einmalig an, und dann können Sie die Daten der Folgejahre bequem importieren.
Genaueres dazu unter Kalenderpflege.
Wenn Sie diese Kalender angelegt haben, ordnen Sie sie den jeweiligen Einrichtungen zu.
--> unter KONFIGURATION --> Einrichtungen --> die entsprechende Einrichtung auswählen:
In der Einrichtungskonfiguration suchen Sie den oder die passenden Kalender aus, klicken diese(n) an und aktivieren die Auswahl.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Kalenderpflege
Spätestens ab Herbst eines Jahres stehen in unserer Datenbank die Ferien- und Feiertage für das Folgejahr zur Verfügung.
Gehen Sie unter KONFIGURATION auf --> Kalender, wählen dort den Kalender, in den Sie die Daten des nächsten Jahres importieren wollen.
Dann wählen Sie unter Import die zu importierende Kalenderdatei aus und speichern das Ganze ab.
Zur Kontrolle können Sie danach noch einmal auf den geänderten Kalender klicken; da werden Ihnen die bisherigen Daten und die neu hinzugefügten angezeigt.
Beachten Sie:
Wir geben keine Gewähr auf die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Kalenderdaten.
Sollte z.B. im Laufe des aktuellen Jahres ein Feiertag in Ihrem Bundesland hinzukommen, ist dieser Feiertag noch nicht in unserer Datenbank hinterlegt.
Ereignisse
In jeder Einrichtung können Sie individuelle Ereignisse verankern.
Je nachdem, ob Sie das Ereignis als Schließ- oder Ferientag charakterisieren, können die Kunden an diesem Tag nicht bestellen (und es werden auch keine Bestellungen aus Dauerbestellungen gebucht --> Schließtag) oder Ihre Kunden haben "nur" den farbigen (blau) Hinweis, es ist ein Ferientag, aber die Essenbestellung läuft ganz normal.
So können Sie z.B. die beweglichen Ferientage der Schulen verankern.
Hinweis:
Wurde ein Schließtag eingetragen, nachdem bereits Bestellungen für diesen Tag vorlagen, werden bei der Abrechnung für diesen Tag die Bestellungen abbestellt (und natürlich nicht berechnet).