Von der Anmeldung zur Essenausgabe zur Abrechnung im Guthabensystem

Von der Anmeldung zur Essenausgabe und Abrechnung (Guthabensystem)

Folgendermaßen sieht, grob skizziert, der Prozess von der Anmeldung der Kundinnen bis zur Essenausgabe und Abrechnung im Schulmenueplaner Guthabensystem aus.

Neukundenanmeldung

Variante 1: Kundinnen können sich selbst anmelden

Neukundi meldet sich online an, bekommt Passwort vom System zugeschickt, loggt sich ein, trägt Essenteilnehmerin ein, sieht Überweisungsbetreff, überweist auf benanntes Konto.

Variante 2: Verwaltung legt Kundin an

Verwaltung trägt Daten der Neukundin ein, weist ihr Login zu (System schickt dann Passwort per E-Mail), Kundin loggt sich ein, sieht Überweisungsbetreff (theoretisch kann Verwaltung ihr diesen auch nach dem Anlegen mitteilen), überweist auf benanntes Konto.

(Sie können in der Konfiguration jederzeit selbst einstellen, welche Variante Sie nutzen möchten.)

Überweisung zuordnen - Guthaben auf Kundenkonto

Verwaltungsaccount liest aktuelle Umsätze (Umsatz-Export-Datei) des Kontos, auf das die Kundinnen überweisen sollen, ein. Überweisung kann automatisch dem jeweiligen Kundenkonto zugeordnet werden - Guthaben wird erzeugt.

Nicht eindeutig zuordenbare Überweisungen müssen manuell zugewiesen werden.

Bestellung

(Neu-) Kundin kann bestellen, solange sie Guthaben auf ihrem Kundenkonto hat. Jede Bestellung (und Abbestellung) erzeugt sofort eine Kundenkontobuchung.

Bestellungen an Caterer

Alle zu einem Zeitpunkt X vorliegenden Bestellungen für einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Woche können als Liste (pdf) generiert und per E-Mail verschickt oder im Bestellprogramm angezeigt werden. Bestell- und Abbestellfristen sind pro Angebot individuell einstellbar.

Essenausgabe

Essenausgabeprogramm (auf bei uns bestellbaren Terminal mit Chipkartenleser oder auf einem Ihrer Rechner installiert - bitte bei Bedarf nachfragen)

Es erfolgt eine automatische Synchronisation mit dem Bestellprogramm nach Programmstart.

Jeder Essenteilnehmerin wird (kann) ein NFC-Chip oder eine Karte für die Essenausgabe zugeordnet und ausgehändigt werden.

Essenteilnehmerin kommt, legt Karte auf Lesegerät, Terminal zeigt Namen der Essenteilnehmerin und welche Essen sie am aktuellen Tag bestellt hat. Das Essen wird als ausgegeben markiert.

(Ohne Karte oder Chip kann Essenteilnehmerin am Terminal auch nach ihrem Namen gefunden und Essen kann per Hand als ausgegeben markiert werden.)

Aktuell ist es schon möglich, auch nicht vorbestellte Essen über das Terminal auszugeben und nachzubuchen, derzeit aber noch OHNE Anzeige eines eventuellen Guthabens.

Die Chips / Karten können, wenn die Essenteilnehmerin nicht mehr mitisst und sie die Karte zurückgegeben hat, der nächsten Essenteilnehmerin neu zugewiesen werden.

Grundsätzlich ist es natürlich auch möglich, die bestellten Essen anhand einer Liste auszugeben. Aus dem System können Sie z. B. eine Tagesliste generieren, auf der alle Essenteilnehmerinnen namentlich mit dem / den bestellten Essen aufgeführt sind.

Abrechnung

Am 1. des Folgemonats kann pro Essenteilnehmerin eine Rechnung erstellt werden. Beim Guthaben-System sind die Rechnungen per Vorauszahlung alle schon beglichen.

Die Umsatz- und Rechnungsdaten können per z. B. csv-Datei exportiert werden. Der Datenexport kann an Ihre FiBu angepasst werden - bitte fragen Sie im Bedarfsfall nach.